Портал Мистера Арендоff

Баннер
Баннер

Региональные новости

Конференция 6-7 октября в Киеве «Реальный Маркетинг в Сфере

        Выставочная и ивент компания «Inter Expo» в рамках 7-й Международной выставки украинской ... Подробнее

1-3 октября в Киеве V Международная выставка недвижимости в

1-3 октября в Киеве откроется 5-я Международная выставка недвижимости «ЯРМАРКА НЕДВИЖИМОСТИ»   1-3 октября в ... Подробнее

Харьков Палас Премьер Отель - Новый Год в Нью-Йорке! 2016

Новый Год в Нью-Йорке! Заснеженные улицы Манхэттена, миллионы гирлянд, праздничная елка возле Рокфеллеровского центра, ... Подробнее

Харьков Палас Премьер Отель - специальное осеннее предложен

Новый взгляд на организацию Ваших мероприятий! Мы предлагаем Вам по-новому взглянуть на процесс ... Подробнее

Аренда офиса – путь к успеху

 Сниму офис – или как стать лидером новичку  Снять офис в Киеве сегодня ... Подробнее

26-28 марта 2015. IV Международная выставка недвижимости в

26-28 марта в Киеве откроется IV  «ЯРМАРКА НЕДВИЖИМОСТИ»   Более 80 компаний из Европы, СШ... Подробнее

Бизнес-ланчи в ресторане Pacific Spoon

Приглашаем Вас на бизнес-ланчи в ресторан Pacific Spoon! Только здесь: разнообразные, сытные и ... Подробнее

Итоги осенней выставки «Ярмарка Недвижимости 2014» в Киеве

Итоги осенней выставки «Ярмарка Недвижимости», которая проходила в Киевском Дворце Спорта 5-7 ноября 20... Подробнее

Еще в категории: Региональные новости

Это интересно

Десять самых дорогих квартир на вторичном рынке Киева 2010

Первое место в топ-10 самых дорогих квартир на вторичном рынке жилья Киева ... Подробнее

Еще в категории: Это интересно

Главная Статьи Комплексный правильный подход при организации конференции в Харькове
Комплексный правильный подход при организации конференции в Харькове Печать
Рейтинг пользователей: / 1
ХудшийЛучший 
Индекс материала
Комплексный правильный подход при организации конференции в Харькове
Часть 2
Часть 3
Все страницы

Поскольку организация деловых мероприятий собственными силами требует ощутимых затрат времени и человеческих ресурсов, большинство крупных компаний предпочитает обращаться к опытным подрядчикам. При этом появляется уверенность в хорошем результате и четком соблюдении сроков, к тому же собственные ресурсы компании остаются свободными для основной деятельности.

 

Основная задача организаторов специального события - подобрать помещение, создать комфортную атмосферу, соответствующую формату и целям делового мероприятия.


Организация конференций - услуга, сертифицированная по ИСО-9001. Сертификатом установлен Перечень услуг, входящий в комплексную услугу

"Организация конференций":

  • Согласно общепринятым нормам проведения деловых мероприятий, на одного участника при самом "тесном" размещении (тип "театр"), должно приходиться не менее 1.2-1.5 м2 с учетом выделения необходимой площади на проходы между рядами, вдоль рядов, входы и выходы из зала, президиум. "Уплотнение" посадки до 1 м2 на человека (даже 0.9 м2) теоретически возможно, но приведет к явному психологическому и даже физическому дискомфорту участников мероприятия.

1. Разработка договора и составление сметы.
2. Разработка заявок, информационных листов и т.п.
3. * Предоставление конференц-залов.
4. Прием заявок от участников конференции и гарантированное бронирование номеров в гостиницах со скидками до 40%.
5. Предоставление визовой поддержки для иностранных участников.
6. Предоставление авиа и ЖД билетов на международные и внутренние рейсы.
7. Предоставление услуг автомобильного транспорта любых категорий для встреч/проводов участников конференции в аэропортах и на вокзалах.
8. ** Предоставление любых технических средств и аудио/видео аппаратуры.
9. Предоставление услуг синхронного перевода.
10. Организация питания, в том числе и выездного, организация приемов, банкетов, фуршетов.
11. Проведение любых взаиморасчетов за дополнительные услуги, не входящие в смету на организацию конференции.
12. Менеджмент мероприятия, включая обустройство информационных стоек, регистрацию и подтверждение проездных документов и пр.
13. Предоставление культурно-развлекательных и экскурсионных программ.
14. *** Иные услуги, необходимые при организации конференции.

 

* Стержневая услуга - подбор и аренда помещения (конференц-зал, переговорная комната и т.п.), в том числе помещения для международного мероприятия, поиск и аренда нестандартных мест для проведения мероприятий, например, музеев и выставочных залов, теплоходов или шатров, крыши небоскреба или роскошного зала старинной усадьбы.

 

Правильный подбор помещения очень важен, от него зависит успех всего мероприятия в целом. Зал должен соответствовать теме обсуждения, быть достаточно просторным, чтобы свободно принять необходимое количество участников, и допускать возможность небольшого фуршета или кофе-брейка поблизости. Здание, в котором находится конференц-зал, и окружающее его пространство должны соответствовать уровню мероприятия.

  • Большая часть гостиниц 4-5*** разработала так называемые "конференц-пакеты" - комплексные услуги по проведению деловых мероприятий. Обычно они включают в себя аренду необходимого оборудования (флипчарты, проекторы, микрофоны и т.п.) и канцелярские товары, а также организацию питания участников (кофе-брейки, бизнес-ланчи). Таким образом, гостиницы снимают с организаторов мероприятия значительную часть забот и получают гарантированный дополнительный доход.

Для деловых мероприятий в зависимости от их типа можно использовать залы несколько конфигураций: для конференций, форумов и съездов подходит размещение по схеме "театр"; для семинаров, презентаций и тренингов - "театр" и "класс"; для деловых переговоров и встреч - "кабинет".

 

** Оборудование. Профессиональный зал обычно оборудован экраном и проектором, компьютером, междугородной, факсимильной и конференц-связью. Гостиницы в большинстве случаев сдают в аренду конференц-залы и переговорные комнаты с необходимой мебелью (столы, стулья) и минимальным техническим оборудованием (экран, флипчарт, микрофон).

 

Проектор чаще всего предоставляется в аренду за отдельную плату, так же как и дополнительное оборудование помещения: DVD, плазменная панель, магнитно-маркерная доска, запасные блоки бумаги для флипчарта, лазерные указки, доступ в интернет, записывающие устройства, аудио и видео аппаратура, оборудование для синхронного перевода/проведения телемостов и прочее.

 

При необходимости арендатор может взять дополнительное оборудование напрокат как у владельца помещения, так и у подрядчика-организатора, а также воспользоваться собственным.

 

*** Иные услуги, необходимые при организации конференции, включают:
• разработку сценария мероприятия, поиск ведущих и инструкторов (для тренингов);
• подготовку и доставку печатной продукции;
• комплектацию рабочего места участника (письменные принадлежности, бумага для записей, планшеты, папки и пр.);
• обеспечение участников одноразовой посудой, минеральной водой и пр.;
• изготовление рабочих наборов с символикой мероприятия;
• оформление зала, в том числе символикой мероприятия (трибуны, флаги, растяжки, плакаты);
• фитодизайн;
• рекламную и PR-поддержку мероприятия;
• услуги переводчиков и секретарей;
• фото и видеосъемку, аудиозапись; услуги звукорежиссера;
и др.

 

Рекламная и PR-поддержка мероприятия могут включать:
• освещение событий в центральной и региональной прессе (пресс-релизы и ньюс-релизы);
• размещение информации в периодических изданиях, справочниках, на радио и телевидении;
• осуществление совместных программ с ведущими СМИ;
• организацию встреч с деловой, административной и культурной элитой города;
• организацию пресс-конференций.


Условия и скидки

  • Основную прибыль от организации деловых мероприятий составляет не аренда зала, а дополнительные услуги. Организация питания, оборудования, транспорта, артистов-ведущих и прочее складывается в бюджет, который профессиональные агентства могут сделать оптимальным, поскольку они знают конъюнктуру ценообразования.


В зависимости от места расположения помещения, времени года, дней недели, агентство может предоставить заказчику скидки на отдельные услуги (транспортные услуги, размещение в гостинице, аренда зала) или на весь комплекс услуг по организации мероприятия. Например, скидки на размещение в гостинице могут достигать 40%.

 

При он-лайн заказе организации мероприятия некоторые агентства и арендодатели предоставляют скидки (3-5%). Небольшая часть арендодателей при комплексном обслуживании корпоративных клиентов предоставляют зал для заседаний и переговоров бесплатно.

 

Арендные ставки на бизнес-помещения в большинстве гостиниц рассчитываются по часам (8, 4 часа плюс стоимость 1 дополнительного часа). При многодневной аренде в большинстве случаев 8-часовая дневная ставка просто суммируется. Гостиницы крайне редко предлагают прогрессивные скидки. Арендные ставки на аналогичные по размеру помещения могут отличаться в 4-5 раз даже у гостиниц одной категории.

 

Часть гостиниц допускают почасовую аренду помещений после 18.00. Часть - заранее оговаривает часы аренды только до 17.00-18.00 (позднее помещение арендуется для проведения банкетов и торжеств).

 

Подавляющее большинство отелей готовы рассматривать варианты скидок на аренду бизнес-помещения при загрузке номерного фонда. Стандартный размер такой скидки составляет 10% от прейскуранта. Еще охотнее гостиницы идут на делегирование прав агента по бронированию организаторам конференций, предоставляя им при этом стандартное агентское вознаграждение от объема реализации номеров (в среднем те же 10%). Единственным условием предоставления скидки является наличие свободных номеров в интересующий арендатора период.

Некоторые агентства предоставляют услугу по подбору и бронированию конференц-зала только при условии проживания в гостинице для участников мероприятия.



Обновлено 08.09.2010 15:30
 

Информеры


По вопросам размещения на сайте

Сложности при размещении (на сайте!)?
Пишите.

  • Прежде чем отправлять письмо,
    ознакомьтесь, пожалуйста,
    с правилами сайта (ниже)Инна

 

E-mail: Включите Javascript
www.arendoff.com.uaE

Новости сайта

  • [21.01.2011 23:11] Новая услуга "ТОП-3". Продвигайте свою позицию!
  • [08.12.2009 23:11] Интерактивная карта работает!
  • [25.10.2009 00:00] Переехали на новый отличный хостинг.
  • [04.04.2009 11:21] Мультизагрузка фотографий. Очень удобно!
  • [01.04.2009 11:21] Регистрируйтесь проще! Разработан простой пошаговый механизм.
  • [25.03.2009 11:21] Перешли на Яндекс карты. Супер!
  • [17.02.2009 7:32] Ура! Мы запустились.

Ознакомьтесь, пожалуйста, прежде чем отправлять письмо

NB: Сайт arendoff.com.ua - НЕ агентство!

  • НЕ дает юридические справки
  • НЕ помогает в решении конфликтных ситуаций
  • НЕ занимается:
    сдачей в аренду недвижимости или чего-либо
    подбором, поиском квартир, офисов, складов, магазинов
  • НЕ несет ответственности за содержание объявлений

Все контактные данные есть на страницах объектов - обращайтесь к авторам объявлений.


Дорогие АВТОРЫ ОБЪЯВЛЕНИЙ!

Всем "участникам" сайта arendoff.com.ua необходимо соблюдать 3 главных правила:

  • Размещать лоты только в соответствующих категориях
  • "Поля" - телефоны, адреса сайта, мэйлы или другие данные размещать корректно, т.е. в "поле", которое соответствует данному "символу".
    Особенно важно НЕ ДУБЛИРОВАТЬ в полях информацию.
  • Не создавать "клонов"

Несоблюдение этих правил может стать причиной закрытия лотов, удалению объекты или полному бану пользователя.


 

Уважаемые много-много-численные Господа-Партнеры, желающие выкупить все свободные места на сайте, мы Вам искренне признательны за заботу о нашем финансовом благосостоянии!

НО просим Вас обратить внимание на один важный аспект: наш сайт БЕСПЛАТНЫЙ как для пользователей, так и для рекламодателей! Платные только баннеры и услуга ТОП-3


Уважаемые Господа - партнеры, предлагающие"размещение баннерной рекламы и контекстных объявлений" - Вы и так уже "запачкали" множество отличных сайтов - Мы НЕ присоединяемся к этой системе!

 
 
 

Спасибо за понимание!