Портал Мистера Арендоff

Поскольку организация деловых мероприятий собственными силами требует ощутимых затрат времени и человеческих ресурсов, большинство крупных компаний предпочитает обращаться к опытным подрядчикам. При этом появляется уверенность в хорошем результате и четком соблюдении сроков, к тому же собственные ресурсы компании остаются свободными для основной деятельности.

Основная задача организаторов специального события - подобрать помещение, создать комфортную атмосферу, соответствующую формату и целям делового мероприятия.

Организация конференций - услуга, сертифицированная по ИСО-9001. Сертификатом установлен Перечень услуг, входящий в комплексную услугу

"Организация конференций":

• Согласно общепринятым нормам проведения деловых мероприятий, на одного участника при самом "тесном" размещении (тип "театр"), должно приходиться не менее 1.2-1.5 м2 с учетом выделения необходимой площади на проходы между рядами, вдоль рядов, входы и выходы из зала, президиум. "Уплотнение" посадки до 1 м2 на человека (даже 0.9 м2) теоретически возможно, но приведет к явному психологическому и даже физическому дискомфорту участников мероприятия.

1. Разработка договора и составление сметы.
2. Разработка заявок, информационных листов и т.п.
3. * Предоставление конференц-залов.
4. Прием заявок от участников конференции и гарантированное бронирование номеров в гостиницах со скидками до 40%.
5. Предоставление визовой поддержки для иностранных участников.
6. Предоставление авиа и ЖД билетов на международные и внутренние рейсы.
7. Предоставление услуг автомобильного транспорта любых категорий для встреч/проводов участников конференции в аэропортах и на вокзалах.
8. ** Предоставление любых технических средств и аудио/видео аппаратуры.
9. Предоставление услуг синхронного перевода.
10. Организация питания, в том числе и выездного, организация приемов, банкетов, фуршетов.
11. Проведение любых взаиморасчетов за дополнительные услуги, не входящие в смету на организацию конференции.
12. Менеджмент мероприятия, включая обустройство информационных стоек, регистрацию и подтверждение проездных документов и пр.
13. Предоставление культурно-развлекательных и экскурсионных программ.
14. *** Иные услуги, необходимые при организации конференции.

* Стержневая услуга - подбор и аренда помещения (конференц-зал, переговорная комната и т.п.), в том числе помещения для международного мероприятия, поиск и аренда нестандартных мест для проведения мероприятий, например, музеев и выставочных залов, теплоходов или шатров, крыши небоскреба или роскошного зала старинной усадьбы.

Правильный подбор помещения очень важен, от него зависит успех всего мероприятия в целом. Зал должен соответствовать теме обсуждения, быть достаточно просторным, чтобы свободно принять необходимое количество участников, и допускать возможность небольшого фуршета или кофе-брейка поблизости. Здание, в котором находится конференц-зал, и окружающее его пространство должны соответствовать уровню мероприятия.

• Большая часть гостиниц 4-5*** разработала так называемые "конференц-пакеты" - комплексные услуги по проведению деловых мероприятий. Обычно они включают в себя аренду необходимого оборудования (флипчарты, проекторы, микрофоны и т.п.) и канцелярские товары, а также организацию питания участников (кофе-брейки, бизнес-ланчи). Таким образом, гостиницы снимают с организаторов мероприятия значительную часть забот и получают гарантированный дополнительный доход.

Для деловых мероприятий в зависимости от их типа можно использовать залы несколько конфигураций: для конференций, форумов и съездов подходит размещение по схеме "театр"; для семинаров, презентаций и тренингов - "театр" и "класс"; для деловых переговоров и встреч - "кабинет".

** Оборудование. Профессиональный зал обычно оборудован экраном и проектором, компьютером, междугородной, факсимильной и конференц-связью. Гостиницы в большинстве случаев сдают в аренду конференц-залы и переговорные комнаты с необходимой мебелью (столы, стулья) и минимальным техническим оборудованием (экран, флипчарт, микрофон).

Проектор чаще всего предоставляется в аренду за отдельную плату, так же как и дополнительное оборудование помещения: DVD, плазменная панель, магнитно-маркерная доска, запасные блоки бумаги для флипчарта, лазерные указки, доступ в интернет, записывающие устройства, аудио и видео аппаратура, оборудование для синхронного перевода/проведения телемостов и прочее.

При необходимости арендатор может взять дополнительное оборудование напрокат как у владельца помещения, так и у подрядчика-организатора, а также воспользоваться собственным.

*** Иные услуги, необходимые при организации конференции, включают:
• разработку сценария мероприятия, поиск ведущих и инструкторов (для тренингов);
• подготовку и доставку печатной продукции;
• комплектацию рабочего места участника (письменные принадлежности, бумага для записей, планшеты, папки и пр.);
• обеспечение участников одноразовой посудой, минеральной водой и пр.;
• изготовление рабочих наборов с символикой мероприятия;
• оформление зала, в том числе символикой мероприятия (трибуны, флаги, растяжки, плакаты);
• фитодизайн;
• рекламную и PR-поддержку мероприятия;
• услуги переводчиков и секретарей;
• фото и видеосъемку, аудиозапись; услуги звукорежиссера;
и др.

Рекламная и PR-поддержка мероприятия могут включать:
• освещение событий в центральной и региональной прессе (пресс-релизы и ньюс-релизы);
• размещение информации в периодических изданиях, справочниках, на радио и телевидении;
• осуществление совместных программ с ведущими СМИ;
• организацию встреч с деловой, административной и культурной элитой города;
• организацию пресс-конференций.

Условия и скидки

• Основную прибыль от организации деловых мероприятий составляет не аренда зала, а дополнительные услуги. Организация питания, оборудования, транспорта, артистов-ведущих и прочее складывается в бюджет, который профессиональные агентства могут сделать оптимальным, поскольку они знают конъюнктуру ценообразования.

В зависимости от места расположения помещения, времени года, дней недели, агентство может предоставить заказчику скидки на отдельные услуги (транспортные услуги, размещение в гостинице, аренда зала) или на весь комплекс услуг по организации мероприятия. Например, скидки на размещение в гостинице могут достигать 40%.

При он-лайн заказе организации мероприятия некоторые агентства и арендодатели предоставляют скидки (3-5%). Небольшая часть арендодателей при комплексном обслуживании корпоративных клиентов предоставляют зал для заседаний и переговоров бесплатно.

Арендные ставки на бизнес-помещения в большинстве гостиниц рассчитываются по часам (8, 4 часа плюс стоимость 1 дополнительного часа). При многодневной аренде в большинстве случаев 8-часовая дневная ставка просто суммируется. Гостиницы крайне редко предлагают прогрессивные скидки. Арендные ставки на аналогичные по размеру помещения могут отличаться в 4-5 раз даже у гостиниц одной категории.

Часть гостиниц допускают почасовую аренду помещений после 18.00. Часть - заранее оговаривает часы аренды только до 17.00-18.00 (позднее помещение арендуется для проведения банкетов и торжеств).

Подавляющее большинство отелей готовы рассматривать варианты скидок на аренду бизнес-помещения при загрузке номерного фонда. Стандартный размер такой скидки составляет 10% от прейскуранта. Еще охотнее гостиницы идут на делегирование прав агента по бронированию организаторам конференций, предоставляя им при этом стандартное агентское вознаграждение от объема реализации номеров (в среднем те же 10%). Единственным условием предоставления скидки является наличие свободных номеров в интересующий арендатора период.

Некоторые агентства предоставляют услугу по подбору и бронированию конференц-зала только при условии проживания в гостинице для участников мероприятия.